Có bao giờ bạn gặp phải khó khăn trong việc tìm kiếm các file lưu trữ trên máy tính. Mới lướt sơ qua thấy file cần làm nhưng để kiếm lại thì không biết phải làm thế nào, không biết nó nằm ở đâu trong một rừng dữ liệu học tập. Bài viết sắp xếp file trong máy tính này của tui sẽ hỗ trợ bạn tối ưu việc tìm kiếm, sắp xếp và phân loại dữ liệu trong cái máy tính của bạn.
Sau này, có thể sẽ nâng cấp lên các hệ thống lưu trữ dữ liệu để tối ưu hơn và tránh tình trạng mất dữ liệu nhé.
Tổng quan.
Không biết bạn có như tui không? Nhưng lướt facebook thấy các bạn khác share quá trời tài liệu hay. Tải về rồi để đó, năm này qua năm khác mà không phân loại. Nhiều lúc còn tải đi tải lại một tài liệu tới n lần. Rồi mỗi lần tìm kiếm là không biết lưu ở đâu. Đó là động lực để mình tìm hiểu thông tin và soạn lại thành bài viết này.
Dữ liệu đầu vào
Tạm gọi tất cả các dữ liệu này bao gồm: hình ảnh, file (excel, pdf, word…), Video, Audio.
Chúng ta tạm chia các nhóm dữ liệu này thành:
- Nhóm dành cho công việc.
- Nhóm dành cho gia đình.
- Nhóm hỗ trợ kỹ năng cho mình.
- Nhóm để lưu trữ.
- Nhóm cần phải sắp xếp
Các nhóm này cần tách biệt ra, nhằm mục đích khi chúng ta làm việc, chúng ta sẽ biết chính xác Forder nào, và nhóm công việc nào.
Tối ưu hóa tìm kiếm trong máy tính.
Để tối ưu tìm kiếm, chúng ta cần chuẩn hóa một hệ thống đặt tên File. Đặt tên file chúng ta có thể phân loại theo các nhóm sau:
- Mức độ cần thiết. (A nếu quan trọng nhất – không áp dụng cho dữ liệu lưu trữ)
- A – Đối với việc quan trọng-cần làm liền.
- B – các công việc cần làm – chưa quan trọng.
- C- các công việc chưa cần làm – quan trọng
- D – Các công việc chưa cần làm – chưa quan trọng.
- Thời gian.
- Tên công việc
- phiên bản.
Ví dụ như: GẤP- cần làm liền.
A-08_07-ke-hoach-tu-khoa-V01
ở đây: Phần keyword là kế hoạch từ khóa sẽ phải chia thêm 1 cấp nữa, nếu bạn làm nhiều job có liên quan đến nhau. Mình có thể chia thành *-ke-hoach-tu-khoa-TÊN-CÔNG-TY*-. Việc này sẽ đảm bảo chính xác file bạn tìm kiếm dù trong toàn bộ máy tính, hay chỉ trong thư mục nhất định.
Phần phiên bản cũng rất quan trọng, vì như mình đang làm catalogue, có đến 2-3 bản có sự chỉnh sửa. Nhưng trong lúc bấn loạn, chả biết file nào chỉnh sửa cái gì thì lại phải mở từng cái ra mà kiểm tra. Thế nên mình xử lí luôn 1 lần thì hiệu quả sẽ đảm bảo tốt nhất.
Chờ tí, làm việc xíu đã rồi viết típ 🙂